MAIL MERGE

MAIL MERGE

1.1 Mail Merge

 Mail merge adalah fasilitas yang ada di microsoft Word yang digunakan untuk menulis surat untuk ke beberapa tujuan tanpamengubah isi surat tersebut, misalnya kita ingin mengirim surat ke si adan si b dengan isi surat yang sama, kita tinggal menggunakan mailmerge. Mungkin bila surat tertuju hanya dua tiga orang saja kita bisa membuatnya secara manual. Namun, bila penerima suratnya sampai puluhan atau mungkin ratusan orang, tentu kita harus mencari cara lain yang lebih efektif dan efisien, yaitu menggunakan fasilitas mail merge ini.

Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu:

1. Surat / Letter 

2. Label Surat / Maling label 

3. Amplop / Envelope 

4. Direktori / Directories 

2 Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu : 

1. Main Document / Dokumen Utama 

Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. 

Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan 

format dasar dari surat yang akan dikirimkan 

2. Data Source / Sumber Data 

Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data 

Source berasal dari 

a. Microsoft Office Outlook Contact List 

b. Microsoft Office Excel Worksheets 

c. Microsoft Office Word Tables 

d. Microsoft Office Access Database tables 

Cara membuat data source pada Excel:

1. Buka Microsoft Excel

2. Ketik data berikut pada Microsoft Excel

3.Save( Simpan ) dg nama data undangan.

Cara membuat mail merge dan kop surat di word :

a. Mail merger

1.Buka Aplikasi Microsoft Word .

2.Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan rapat.

3.Buka menu Mail Merge di Word.

Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

4. Klik Use Existing List (karena kita telah membuat data sumber sebelumnya.

5. Cari dan pilih file dataundangan yang telah dibuat sebelumnya kemudian open.

6. Akan muncul kotak dialog, pilih sheet 15 dan pastikan tanda ceklis tertera pada first row of

data contains column headers, kemudian pilih ok

7. Sisipkan Nama , Alamat , Kota

8. Jika ingin melihat dokumen hasil mail merge terlebih dahulu maka pada pilihan finish & merge, pilih edit individual documents.

Nanti akan tertampil gambar seperti di bawah:

9.Mail Merge telah selesai di buat..